お役立ち情報 保育園・こども園などの社会福祉法人施設の運営に役立つ情報ブログ

ようやく感染症による混乱のピークからは抜け出しましたが、さまざまな自然災害の多発により、保護者への連絡にメール配信等のシステムを導入されている保育園・こども園は年々増えているかと思います。今回は依然としてお便りや電話等での連絡からの切り替えに戸惑っていらっしゃる施設の皆さまに向けて、

「メール配信はどんな時に使っているの？」
「メール配信システムにはどういった機能の違いがあるの？」

という疑問にお答えしていこうと思います。また、すでにお使いの皆さまにも役立つ文例を豊富にご用意しました。台風や運動会のシーズンをメール配信システムの導入でスムーズに乗り切るためにも、ぜひ参考になさってください。

2024.8.28　一部の文例を最新状況にあわせて変更
2023.9.11　用途の再編集、避難情報発令時を追加、新型コロナウイルス関連の文例を最新に
2022.9.15　メール例文に、新型コロナウイルス関連、土曜保育の件を追加しました。
2021.8.20　初回投稿

１．保育園のメール配信システムの用途

一般的な使い方としては災害時や緊急時の連絡が思い浮かびますが、それ以外にもさまざまなケースで利用されています。ここではSERVEのメール配信システム「園-Renraku」をお使いの保育園・こども園様の例を参考に、大きく2つの用途にまとめました。

●引用元サイト・資料

全国私立保育連盟＞厚労省・臨時休園に関する通知について
【PDF】災害に際しての臨時休園
【PDF】好事例集抜粋

2．保育園で使えるメール例文1 〈自然災害や感染症、緊急の連絡〉

台風や集中豪雨の場合は、各市区町村で公開されている情報をご参照ください。

避難情報発令時の文例

台風接近に伴う〇月〇日（〇）の臨時休園のお知らせ

臨時休園前日に告知するケース

保護者の皆さまへ
現在〇〇市では大雨による警戒レベル3の避難情報が発令されています。当園では○○市の災害時対応ガイドラインに沿い、明日〇月〇日（〇）は臨時休園となります。なお、翌日〇月〇日（〇）につきましては避難情報や園と周辺の安全状況が確認ができ次第、改めてご連絡します。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

台風接近に伴う早お迎えのご協力願い

これから台風が接近するケース

保護者の皆さまへ
〇月〇日（〇）、台風〇号が〇〇市に最接近する見込みです。避難情報が発令された場合、警戒レベル４で臨時休園、警戒レベル３であっても園や周辺の状況、近隣小中学校が休校となる場合は、当園も同様の判断となる可能性がありますので、あらかじめご了承ください。 

また、本日早めのお迎えが可能な場合は、ご協力をよろしくお願いします。気象状況、道路状況には十分お気をつけてお越しください。 

災害時のメール文例

保護者の皆さまへ
当園の付近で○時頃に火災が発生しましたが、子どもたちは全員無事で当園への影響もありませんのでご安心ください。
不安なお子様も見受けられますので、可能な保護者の皆さまはなるべく早いお迎えをお願します。

感染症に関するメール文例

※詳細は各市町村で公開されている情報をご参照ください。

感染症（新型コロナウイルス、インフルエンザ等）拡大に関する注意喚起

保護者の皆さまへ
現在、当園では多数の〇〇感染が発生しており、○○県全体でも国の定める警報レベルの基準値を超える勢いで拡大しています。今後、さらなる流行の拡大が懸念されますので、手洗いうがい、予防接種のご検討、ご自宅での検温の徹底など感染予防への取り組みにご協力をお願いします。また、お子さまの体調が良くない様子がある場合には、早めにご連絡させていただく場合がありますので、ご協力のほどよろしくお願いします。

感染症拡大に伴う臨時休園のお知らせ

保護者の皆さまへ
現在、当園では多数の〇〇感染が発生しており、嘱託医の指示のもと感染防止に努めて参りましたが、一定の割合に達したため保健所と○○市に報告し協議した結果、これ以上の感染拡大を阻止する目的として○月○日から○月○日の期間を臨時休園とさせていただくこととなりました。皆さまには多大なご心配・ご迷惑をおかけしますが、感染拡大防止のため何卒ご理解・ご協力をいただけますようお願い申し上げます。

●参考元サイト

こども家庭庁
【PDF】保育所における感染症対策ガイドライン（2018年改訂版）2023年7月一部修正

イベント参加時のお願い

ご来園予定のご家族の皆さまへ
○月○日（○）に実施予定の発表会について、感染症拡大防止の観点より、大変恐縮ですが１家族から２名様までのご参加をお願いしております。またクラスごとの分散開催のため、該当のお時間のみの観覧をお願いしております。なお、２週間以内に以下の項目に該当がある方にはご来園いただけませんので、ご了承くださいますようお願いいたします。

① 37.5度以上の体温、または平熱より1度以上高い体温
② 咳（せき）、のどの痛みなど風邪の症状
③ だるさ（倦怠感）、息苦しさ（呼吸困難）
④ 嗅覚や味覚の異常
⑤ 体が重く感じる、疲れやすい等
⑥ 新型コロナウイルス感染症陽性とされた者との濃厚接触
⑦ 同居家族や身近な知人に感染を疑われる方がいる
⑧ 過去14日以内に政府から入国制限、入国後の観察期間を必要とされている国、地域等への渡航又は当該在住者との濃厚接触がある

当日は可能な限りマスクの着用、入口での消毒、各クラスの発表間での換気にご協力をお願いいたします。

緊急時のメール文例

保護者の皆さまへ
おはようございます。本日の運動会は雨天により○月○日に順延の判断となりました。
事前にお知らせしたとおり、本日は通常保育となります。お休みの場合は早めに欠席連絡システムにてご連絡をお願いします。

防犯上のメール文例

保護者の皆さまへ
本日〇〇町内にて、不審者の通報があったとの連絡が〇〇警察からありました。
園ではすぐに職員による園周辺の見回りを行いました。交番でも巡視を強化してくれるとのことです。
御家庭でも、お子さまとお話する時間を作っていただければと思います。

3．保育園で使えるメール例文2 〈日常的なお知らせ、園内連絡〉

土曜保育欠席連絡のお願いメール文例

土曜保育をご利用の保護者さまへ
土曜保育の利用をお休みする場合は、おやつや職員配置の都合上、当日の急な体調不良等をのぞき木曜日の16時までに必ずご連絡をいただきますようお願いします。なお、土曜保育の利用は勤務が前提となります。お仕事がお休みの場合は、ぜひご家庭でお子さまとの時間をお過ごしください。

バス遅延のメール文例

○○送迎コースAの保護者の皆様へ
○号線にて発生した交通事故による渋滞発生のため、バスの到着が10分ほど遅れる見込みです。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願します。

体調変化に関するメール文例

○○さんの保護者さまへ
担任の〇〇です。〇さんですが午睡前にお熱を測ったところ、37.5度で微熱でした。
少し目が潤んでいますが、担任とおしゃべりしながら横になって休んでいます。
お仕事中に申し訳ありませんが、可能であれば早めにお迎えをお願いします。
お迎えまで1時間以上かかる場合はご連絡いただければ幸いです。

園児の体調不良を保護者に伝える場合にも使用されますが、口頭で保護者に伝えた方が良い場合もあるため、ケースバイケースでの使用となります。保護者がお仕事でお電話に出られない場合などにメールにてお知らせしておくと、早く連絡がつく場合もありますね。

行事等の諸連絡 メール文例

○○クラスの保護者の皆さまへ
明日は遠足です。8時半までに登園をお願いします。
お弁当と水筒のご準備もお忘れないようにお願いします。
お弁当には保冷剤のご準備もお願いします。

クラスだより メール文例

△△保育園
○○組の皆さまへ
8月の○○組だよりを添付します。
写真など個人情報保護のため、メールの転送などはご家族内のみでお願いします。

行政機関からの告知 メール文例

○○クラスの保護者の皆様へ
厚生労働省より、コロナの影響で予防接種が遅れているお子さまが多いため
いま一度ご確認いただくよう通達が届いております。
定期の予防接種は無料で接種できる期間が限られていますので、ご注意ください。
予防接種を済ませた際は、担任までお知らせください。

特定の保護者への連絡メール文例 New

保護者役員の皆様へ
いつも当園の活動にご協力をいただき、ありがとうございます。
発表会での出し物について、役員さんにお集まりいただき簡単なご相談をさせていただきたく思います。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、皆さまの保育園ご利用状況から
以下の日程を設定させていただきましたのでご参加いただけますと幸いです。
ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせください。

職員への業務連絡メール文例

おはようございます。
本日の運動会での受付担当ですが、〇〇さんが急きょお休みとなったため、
代理で△△さんが入ることになりました。
よろしくお願いします。

以上、電話の代替手段としての活用以外にもさまざまなシーンで手軽に利用可能です。これまでお便りとしてまとめて連絡していたことも、メールだと手軽にスピーディにお伝えできたり、クラス便りとしての活用では紙での配布よりも確実で手軽に見れるという利便性が保護者からも好評なようです。徐々に印刷物からメール配信に移行できれば、紙の印刷や配布のコストを大幅に削減できます。

4．メール送信システムのチェックすべき機能

一斉メール送信ができるシステムで確認しておきたい機能について、チェックしていきたいと思います。

※ご利用料金について、詳細はお問合せください。

5．導入までの流れ

ご利用までの大まかな流れを園-Renrakuを例に見ていきましょう。

園児・保護者情報の登録は必須になりますが、園-Renrakuでは保護者による入力を推奨していますので、ご年配の方にもわかりやすいご案内文書を準備しております。それをそのままお便りとして配布したり送迎時にその場で対応していただくなどすれば、園側の負担も最小限にすることができます。以下は保護者に行っていただく登録の大まかな流れです。

1 QRコードで園-Renrakuにアクセスし、提示されている園のパスワードを入力。

2 必要事項、個人パスワードを入力

3 登録完了のメールを受信して準備完了

4 必要に応じて保護者の追加登録

ご紹介した園-Renrakuについてご興味ございましたら、ぜひお問い合わせください。