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保育園・こども園の保育業務のICT化は、補助金などの活用もありかなり進んできていますが、登降園や保護者への請求、保護者との連絡と比べ、指導計画や保育日誌などの記録のICT化については若干遅れている印象があります。弊社システム「園-SiEN」をご利用のお客様の場合でも全体の半数程度の利用にとどまっています。

今回は、指導計画や保育日誌のICT化が進まない理由と向き合いながら、どのように問題を解決しICT化を進めたらよいか、どういったポイントを重視してシステムを選択したらよいかなど、園-SiEN〈園児管理〉の画面を例に交えながらご紹介していきます。

1.保育業務ICT化の壁

保育業務、特に指導計画や保育日誌などの記録がICT化されていない理由として、次のような声があり現状維持になってしまうケースが多いようです。

  • 今までの紙での管理に慣れてしまっている
  • パソコンなどの機器に慣れていない
  • 手書きで十分と思っている

現場がスムーズにICT化されるには、まずはこれらの懸念を払拭していく必要があります。移行に腰が重くなるというのは園業務を抱える忙しいスタッフにしてみれば当たり前かもしれませんが、継続的なメリットに目を向けることで、少しでもICT化への理解が深められるかと思います。

2.紙の様式をそのままパソコンへ

馴染みのあるレイアウトを継続

これまでの紙面のレイアウトが突然全く違う画面や配置になってしまうと、今まであった項目がどこに行ったのか探すところから始めないといけません。そこで、これまでの手書き書類がそのままシステムの画面になっていればどうでしょうか。手書きしていたものを打ち込むようにするだけの感覚で、大きな抵抗なく使い続けることができます。

様式のカスタマイズができるシステムは多数ありますが、中には項目名称の変更程度しか行えないシステムもあります。
以下は、手書きの書類をそのままシステムの画面にした弊社システムの例です。もちろん、イメージのまま印刷が可能です。

園-SiEN 〈園児管理〉指導計画の画面

日誌、計画などは文字量が多いため、タブレットではなくパソコン入力のほうが適しているでしょう。

様式の変更にも素早く対応

保育の質の向上や監査指摘対応のため、様式変更が必要な場合がありますが、システム化していれば柔軟に対応可能です。

3.多様なスタイルから選択

これまでの書類様式をカスタマイズでそのままシステム化する方法以外にも、さまざまな帳票スタイルを備えたシステムであれば、最適なスタイルを多様な帳票レイアウトの中から選択することができます。

ExcelファイルやWordファイルとは違い、システム化することでデータの連携や計算、再利用、電子印鑑の使用により事務業務の効率化が見込めます。以下は弊社の園-SiEN〈園児管理〉システムの画面例となっていますので、いくつかご紹介します。

園全体の記録例:全体の計画

園全体の記録例:事務日誌

クラス単位の記録例:年間指導計画

年間指導計画

クラス単位の記録例:月間指導計画

クラス単位の記録例:週案日誌

クラス単位の記録例:日誌

個人単位の記録例:保育経過記録

個人単位の記録例:個別記録

個人単位の記録例:保育要録

4.システム利用への不安解消

今までシステムはもとより、パソコン機器すら導入してこなかった保育園にとっては、導入以降の継続的な利用に少なからず不安はあるかと思います。システム導入を決める前に、以下のようなポイントをざっと確認してみると良いでしょう。

導入準備の負担

システムの始動までに膨大なデータインプットの作業等があると、稼働までの負担もはかり知れません。保護者との連絡についての情報は保護者側での入力作業で済むのか、園児情報のデータはどのように準備するのか、など稼働のための前準備についてどこまでサポートしてくれるかを確認しましょう。

様式変更への対応

保育園の事務では、行政からの指示による様式変更なども発生するため、システムそのものの使い方以外にも対応が求められるシーンが出てきます。システム提供者が長年の経験がある企業であるか、システムの使い方以外に困った場合にどのくらいサポートしてくれるかは重要です。

サポート体制

電話、メール、急ぎの対応などどこまで対応できる体制を整えているか、園に訪問してもらうのが難しい状況でも、遠隔サポートやオンラインでの説明などの準備が整っているのかなども確認しておくべきポイントです。

5.まとめ

多くの保育園で抱えているICT化に際する問題と、それに対応するシステムの要件、実際のシステム画面イメージなどが少しでも参考になれば幸いです。

最近では監査の際、計画や日誌などの記録がICT化されていれば印刷は不要という地域も以前に比べると増えてきているようです。業務効率化に加えてペーパーレス化も図れますので、まずはこれまでの書類レイアウトをシステム化するところから、抵抗なくICT化を始めてみてはいかがでしょうか。

レイアウトをそのままシステム化できるサーヴの園-SiEN〈園児管理〉

※ご利用料金、デモなどはお気軽にご相談ください。

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