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コロナ禍や多発している自然災害の影響により、保護者への連絡にメール配信等のシステムを導入されている保育園・こども園は6割近いようです。今回は依然としてお便りや電話等での連絡からの切り替えに戸惑っていらっしゃる施設の皆さまに向けて、

「メール連絡はどんな時に使っているの?」
「どういった機能の違いがあるの?」

という疑問にお答えしていこうと思います。台風や運動会のシーズンをメール連絡システムの導入でスムーズに乗り切るためにも、ぜひ参考になさってください。

2022.9.15 メール例文に、新型コロナウイルス関連、土曜保育の件を追加しました。
2021.8.20 初回投稿

1.システム用途とメール例文

一般的な使い方としては災害時や緊急時の連絡が思い浮かびますが、それ以外にもさまざまなケースで利用されています。ここではSERVEのメール配信システム「園-Renraku」をお使いの保育園・こども園様の例を参考に、ご紹介していきたいと思います。

  • 新型コロナウイルス関連〈New〉
  • 土曜保育欠席連絡のお願い〈New〉
  • 災害時、緊急時、防犯上の連絡
  • バスの遅延
  • 体調に関する連絡
  • 行事等の諸連絡
  • クラスだより
  • 行政機関からの告知
  • 職員への業務連絡

具体的には以下のような文面で、一斉連絡を活用している保育園やこども園さまがいらっしゃいます。園内の連絡にも活用できるのですね。

新型コロナウイルス関連のメール文例

※詳細は各市町村で公開されている情報をご参照ください。

新型コロナウイルス感染に伴う臨時休園のお知らせ

保護者の皆さまへ
○月○日(○)、当園の職員1名が新型コロナウイルス感染症に感染していることが判明しました。当スタッフは○月○日から○日まで出勤しており、これに伴い保健所より2名が濃厚接触者と特定されました。感染者の発生したクラスにつきましては、○月○日から○月○日の期間を臨時休園とさせていただき、すみやかに園内の消毒を実施いたします。なお、○○クラス、○○クラスについては、通常保育を行います。
多大なご心配・ご迷惑をおかけしますが、感染拡大防止のため、何卒ご理解・ご協力をいただけきますよう、お願い申し上げます。

また、感染者の詳細に関するお問い合わせ等にはお答えしかねますので、ご遠慮いただきますようお願いいたします。引き続き、お子さまならびにご家族の体調管理、検温のご協力をどうぞよろしくお願いいたします。

イベント参加時のお願い

ご来園予定のご家族の皆さまへ
○月○日(○)に実施予定の発表会について、コロナウイルス感染拡大防止の観点より、大変恐縮ですが1家族から2名様までのご参加をお願いしております。またクラスごとの分散開催のため、該当のお時間のみの観覧をお願いしております。なお、2週間以内に以下の項目に該当がある方にはご来園いただけませんので、ご了承くださいますようお願いいたします。
当日はマスクの着用、入口での消毒、各クラスの発表間での換気にご協力をお願いいたします。

① 37.5度以上の体温、または平熱より1度以上高い体温
② 咳(せき)、のどの痛みなど風邪の症状
③ だるさ(倦怠感)、息苦しさ(呼吸困難)
④ 嗅覚や味覚の異常
⑤ 体が重く感じる、疲れやすい等
⑥ 新型コロナウイルス感染症陽性とされた者との濃厚接触
⑦ 同居家族や身近な知人に感染を疑われる方がいる
⑧ 過去14日以内に政府から入国制限、入国後の観察期間を必要とされている国、地域等への渡航又は当該在住者との濃厚接触がある

当日はマスクの着用、入口での消毒、各クラスの発表間での換気にご協力をお願いいたします。

土曜保育欠席連絡のお願いメール文例

土曜保育をご利用の保護者さまへ
土曜保育の利用をお休みする場合は、おやつや職員配置の都合上、当日の急な体調不良等をのぞき木曜日の16時までに必ずご連絡をいただきますようお願いします。なお、土曜保育の利用は勤務が前提となります。お仕事がお休みの場合は、ぜひご家庭でお子さまとの時間をお過ごしください。

災害時のメール文例

保護者の皆さまへ
当園の付近で○時頃に火災が発生しましたが、子どもたちは全員無事で当園への影響もありませんのでご安心ください。
不安なお子様も見受けられますので、可能な保護者の皆さまはなるべく早いお迎えをお願します。

緊急時のメール文例

保護者の皆さまへ
おはようございます。本日の運動会は雨天により○月○日に順延の判断となりました。
事前にお知らせしたとおり、本日は通常保育となります。お休みの場合は早めに欠席連絡システムにてご連絡をお願いします。

防犯上のメール文例

保護者の皆さまへ
本日〇〇町内にて、不審者の通報があったとの連絡が〇〇警察からありました。
園ではすぐに職員による園周辺の見回りを行いました。交番でも巡視を強化してくれるとのことです。
御家庭でも、お子さまとお話する時間を作っていただければと思います。

バス遅延のメール文例

○○送迎コースAの保護者の皆様へ
○号線にて発生した交通事故による渋滞発生のため、バスの到着が10分ほど遅れる見込みです。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願します。

体調変化に関するメール文例

○○さんの保護者さまへ
担任の〇〇です。〇さんですが午睡前に熱を測ったところ、37.5度で微熱がありました。
少し目が潤んでいますが、担任とおしゃべりしながら横になって休んでいます。
お仕事中に申し訳ありませんが、可能であれば早めにお迎えをお願いします。
お迎えまで1時間以上かかる場合はご連絡いただければ幸いです。

園児の体調不良を保護者に伝える場合にも使用されますが、口頭で保護者に伝えた方が良い場合もあるため、ケースバイケースでの使用となります。保護者がお仕事でお電話に出られない場合などにメールにてお知らせしておくと、早く連絡がつく場合もあります。

行事等の諸連絡 メール文例

○○クラスの保護者の皆さまへ
明日は遠足です。8時半までに登園をお願いします。
お弁当と水筒のご準備もお忘れないようにお願いします。
お弁当には保冷剤のご準備もお願いします。

クラスだより メール文例

△△保育園
○○組の皆さまへ
8月の○○組だよりを添付します。
写真など個人情報保護のため、メールの転送などはご家族内のみでお願いします。

行政機関からの告知 メール文例

○○クラスの保護者の皆様へ
厚生労働省より、コロナの影響で予防接種が遅れているお子さまが多いため
いま一度ご確認いただくよう通達が届いております。
定期の予防接種は無料で接種できる期間が限られていますので、ご注意ください。
予防接種を済ませた際は、担任までお知らせください。

職員への業務連絡メール文例

おはようございます。
本日の運動会での受付担当ですが、〇〇さんが急きょお休みとなったため、
代理で△△さんが入ることになりました。
よろしくお願いします。

以上、電話の代替手段としての活用以外にもさまざまなシーンで手軽に利用可能です。これまでお便りとしてまとめて連絡していたことも、メールだと手軽にスピーディにお伝えできたり、クラス便りとしての活用では紙での配布よりも確実で手軽に見れるという利便性が保護者からも好評なようです。徐々に印刷物からメール配信に移行できれば、紙の印刷や配布のコストを大幅に削減できます。

2.メール送信システムのチェックすべき機能

一斉メール送信ができるシステムで確認しておきたい機能について、チェックしていきたいと思います。

既読確認

園から送ったメールが保護者にとどいているのか、電話で確認していては本末転倒です。特に重要な情報は見てもらえたのか確認できると安心です。

送信先の選択

全保護者、特定クラス、特定グループ、特定の園児など、対象者を細かく設定できると用途が一気に広がります。

園外からの利用

遠足先や緊急時、早朝など、園外からの連絡が必要なシーンも多く発生しますので、これはチェックしておくべき機能といえます。

ファイルの添付

写真や文書などを添付できると、伝えられる情報量がぐんと増えます。園児の普段の様子などを写真で送っているところもあるようです。
SERVEの園-Renrakuでは、PDFやExcel、画像ファイルの添付が可能です。

すばやい導入

コロナの影響や自然災害が多い昨今では、急きょシステム導入を検討しないといけないケースも多いかと思います。保護者情報をどのように設定するのかといったところをチェックすると導入までどの程度の期間や準備が必要かが見えてきます。
また、アプリでの利用となるとアプリのインストールだけで手間取り、時間がかかってしまう場合もあるようです。

保護者数に応じた
費用変動

SERVEの園-Renrakuでは保護者の利用人数に制限はありませんが、システムによっては変動するものもあるようですので、ご確認いただくとよいでしょう。

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3.導入までの流れ

ご利用までの大まかな流れを園-Renrakuを例に見ていきましょう。

1~3日目 サービス開始申込
1~3日目 SERVEから園にログイン情報および保護者登録用の文書をご提供
3日目 園から保護者に保護者登録用の文書を配布
3~7日目 保護者が園児・保護者情報を登録
8日目 利用開始

園児・保護者情報の登録は必須になりますが、園-Renrakuでは保護者による入力を推奨していますので、ご年配の方にもわかりやすいご案内文書を準備しております。それをそのままお便りとして配布したり送迎時にその場で対応していただくなどすれば、園側の負担も最小限にすることができます。以下は保護者に行っていただく登録の大まかな流れです。

1 QRコードで園-Renrakuにアクセスし、提示されている園のパスワードを入力。

2 テストメールを送信 ※同時に2人の保護者の登録が可能

3 必要事項、個人パスワードを入力

4 登録完了のメールを受信して準備完了

ご紹介した園-Renrakuについてご興味ございましたら、ぜひお問い合わせください。

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